Certified Agile Facilitation Skills (AFS)

Un facilitador debe distinguir entre el proceso y el contenido de una conversación para garantizar que la conversación se mantenga enfocada y productiva. El “proceso” representa cómo se estructura y conduce la conversación, mientras que el “contenido” se compone de los temas e ideas que discuten los participantes. El enfoque de un facilitador en el proceso ayuda a los participantes a tener una conversación más significativa y productiva al mantenerla encaminada y evitar que se desvíe o sea improductiva.

El papel del facilitador es ayudar a un grupo de personas a tomar sus propias decisiones y soluciones en lugar de imponer sus propias ideas al grupo. Para lograr esto, el facilitador interviene en el proceso conversacional, ayudando a guiar al grupo hacia sus objetivos pero sin alterar el contenido discutido. Al permitir que el grupo trabaje solo en el proceso de toma de decisiones, el facilitador puede asegurarse de que la solución final esté bien pensada y refleje las necesidades y perspectivas de todos los miembros del grupo.

Además, al evitar adueñarse del proceso, el facilitador puede ayudar a desarrollar la confianza del grupo y las habilidades para la toma de decisiones, lo que puede ser beneficioso a largo plazo.

Errores Comunes

1. No abordar la dinámica del grupo: un facilitador que no puede diferenciar el contenido de la conversación del proceso puede no abordar problemas como los desequilibrios de poder o los conflictos dentro del grupo, enfocándose únicamente en el contenido de la conversación en lugar de la dinámica subyacente que puede estar afectando la capacidad del grupo. para comunicarse y trabajar juntos de manera efectiva.
2. Ignorar el lenguaje corporal y las señales no verbales: un facilitador que no puede diferenciar el contenido de la conversación del proceso puede no prestar atención a las señales no verbales, como el lenguaje corporal, las expresiones faciales o el tono de voz, que pueden proporcionar información valiosa sobre los sentimientos o reacciones de los miembros del grupo ante la discusión.
3. No adaptarse a las necesidades cambiantes del grupo: un facilitador que no puede diferenciar el contenido de la conversación del proceso puede no ser capaz de ajustar su enfoque en respuesta a las necesidades cambiantes del grupo, como cambiar el enfoque de la discusión o proporcionar descansos según sea necesario.
4. No facilitar la comunicación efectiva: un facilitador que no puede diferenciar el contenido de la conversación del proceso puede no facilitar la comunicación efectiva dentro del grupo, por ejemplo, al permitir la participación equitativa o alentar la escucha activa. Esto puede conducir a malentendidos o falta de comunicación dentro del grupo y puede obstaculizar su capacidad para lograr sus objetivos.

Un facilitador debe permanecer neutral y no intentar dirigir la conversación hacia un resultado particular con el que está comprometido; de lo contrario, puede socavar la confianza de los participantes y crear una dinámica desigual. En cambio, un facilitador debe permitir que la conversación se desarrolle de forma natural.

Si un facilitador tiene un conflicto de intereses, debe informarlo a los participantes, asegurándose de que los participantes sean conscientes del potencial de sesgo para que lo tengan en cuenta al considerar los comentarios y sugerencias del facilitador.

El facilitador también debe evitar expresar opiniones personales o tratar de influir en la conversación de una manera que esté sesgada hacia sus propios intereses. En su lugar, deben centrarse en facilitar un debate justo y equilibrado entre los participantes.

Errores Comunes

1. Presentar solo información que respalde sus propios puntos de vista o creencias: un facilitador parcial solo puede presentar información o perspectivas que se alineen con sus propios puntos de vista, ignorando o minimizando puntos de vista alternativos.
2. Interrumpir o cerrar puntos de vista opuestos: un facilitador parcial puede interrumpir o cerrar a los participantes que expresan puntos de vista opuestos en lugar de facilitar una discusión abierta y respetuosa.
3. Uso de preguntas o declaraciones tendenciosas: un facilitador sesgado puede usar preguntas o declaraciones tendenciosas para dirigir la discusión en una dirección determinada, en lugar de permitir una exploración abierta e imparcial del tema.
4. Mostrar favoritismo hacia ciertos participantes: un facilitador parcial puede mostrar favoritismo hacia ciertos participantes, dándoles más tiempo para hablar o atención, mientras ignora o descarta las contribuciones de los demás.

Un facilitador debe identificar y reconocer las emociones de los participantes, ya que afectan la forma en que las personas piensan, sienten y se comportan. Comprender las emociones de los participantes puede ayudar al facilitador a comprender mejor sus perspectivas y motivaciones. Por ejemplo, información valiosa sobre lo que es importante para los participantes y lo que podría estar impidiendo que participen plenamente en el proceso. Al identificar y reconocer las emociones de los participantes, un facilitador puede crear un ambiente seguro e inclusivo donde todos se sientan escuchados y valorados.

Una vez identificadas, un facilitador debe hacer que las emociones de los participantes sean explícitas y visibles, ya que puede ayudarlos a comprender y manejar sus emociones de manera saludable y constructiva. Al hacer esto, el grupo puede abordar cualquier emoción negativa o conflicto que pueda surgir y encontrar formas de resolverlos.

Errores Comunes

1. Inducir malentendidos y fallas en la comunicación por no entender completamente las perspectivas y motivaciones de los participantes.
2. Participantes que no se sientan escuchados ni valorados.
3. Facilitar tensión y conflicto dentro del grupo por no abordar las emociones negativas o conflictos emergentes.
4. Intentar moderar la conversación pidiendo "respeto" y "profesionalismo", induciendo a los participantes a ocultar sus emociones.
5. Crear una falsa armonía donde las relaciones y las conversaciones parezcan estar "bien", ignorando los conflictos subyacentes.

Un facilitador debe reconocer que los participantes tienen sesgos cognitivos. Un sesgo cognitivo se refiere a cómo nuestro cerebro simplifica la información y emite juicios sobre el mundo. El pensamiento y la toma de decisiones de los participantes están influenciados por sus sesgos cognitivos. Un facilitador crea un mejor proceso de toma de decisiones al reducir la influencia del sesgo cognitivo.

Pero no es solo el reconocimiento del sesgo cognitivo un aspecto esencial para facilitar conversaciones con éxito; también es fundamental ayudar a los participantes a identificar y reconocer sus propios sesgos para crear un proceso en el que puedan descubrir cómo estos sesgos pueden estar influyendo en su pensamiento y toma de decisiones.

Errores Comunes

1. Mala toma de decisiones: los sesgos cognitivos pueden influir en la toma de decisiones grupales, lo que lleva a decisiones que pueden no estar bien informadas u objetivas. Esto puede resultar en malos resultados o decisiones que no son lo mejor para el grupo.
2. Falta de inclusión: los sesgos cognitivos pueden conducir a una falta de inclusión, ya que los miembros del grupo pueden no estar abiertos a escuchar y considerar diversas perspectivas. Esto puede tener como consecuencia una dinámica de grupo homogénea y una falta de creatividad e innovación.
3. Conflictos o tensión: los sesgos cognitivos pueden generar conflictos o tensión dentro del grupo, ya que las diferentes perspectivas pueden descartarse o no considerarse adecuadamente. Esto puede crear una dinámica de grupo hostil e improductiva.
4. Pérdida de confianza: si no se abordan los sesgos cognitivos, los miembros del grupo pueden perder la confianza en el facilitador y en el proceso de facilitación. Pueden sentir que su perspectiva no está siendo considerada de manera justa.

Para crear una atmósfera positiva y productiva durante cualquier reunión o conversación, la persona que la facilita debe gestionar la energía controlando el ritmo, el tono y el sentimiento general.

Esto se puede lograr estableciendo el tono al comienzo de la reunión o conversación, fomentando la participación, usando registros visuales o facilitación visual, tomando descansos y ayudando a todos a mantenerse enfocados.

Hacerlo puede ayudar a garantizar que la conversación sea atractiva, significativa y productiva para todos los participantes.

Errores Comunes

1. No establecer el tono al principio: no establecer las reglas básicas y las expectativas para la conversación desde el principio puede conducir a una falta de estructura y dirección, lo que puede agotar la energía de la conversación.
2. Permitir que una persona domine la conversación: si se permite que una persona domine la conversación, puede ser difícil mantener el nivel de energía alto, ya que los demás participantes pueden sentirse menos motivados para contribuir.
3. No alentar la escucha activa: no alentar a los participantes a que se escuchen unos a otros activamente puede llevar a una falta de compromiso y energía en la conversación.
4. No usar ayudas visuales: el uso de ayudas visuales puede ayudar a mantener alto el nivel de energía e involucrar a los participantes. No usarlos puede conducir a una falta de interés y energía en la conversación.
5. No tomar los descansos necesarios: si la conversación comienza a sentirse lenta, considere tomar un breve descanso para recargar y reenfocar. Esto puede ayudar a restablecer el nivel de energía y hacer que la conversación avance. Si no lo hace, los participantes pueden perder la concentración o estar exhaustos.
6. Puntos de vista borrosos: es vital asegurarse de que todos se mantengan enfocados en el tema en cuestión y encauzar la conversación nuevamente si comienza a desviarse. Esto puede ayudar a mantener alto el nivel de energía y garantizar que la conversación siga siendo productiva.

Como facilitador, es vital estar familiarizado con las etapas del modelo Kaner Diamond para la toma de decisiones participativa para guiar a un grupo a través del proceso de manera efectiva.

Para guiar a un grupo a través del proceso de toma de decisiones participativa de una manera estructurada y efectiva y ayudar a asegurar que la decisión final refleje las necesidades e intereses de todos los participantes, es esencial estar familiarizado con cada una de estas etapas y tener una comprensión clara de los pasos involucrados en cada uno.

Errores Comunes

1. No ayudar al grupo a recopilar suficiente información: si un facilitador no comprende el proceso, es posible que el grupo no tenga toda la información que necesita para tomar una decisión informada.
2. Omitir voces: es posible que un facilitador no se asegure de que todas las partes interesadas tengan voz en el proceso, lo que lleva a una decisión que no refleja las necesidades e intereses de todos los miembros del grupo.
3. Saltarse etapas importantes: saltar demasiado rápido para evaluar opciones, no explorar todas las alternativas posibles y perder la oportunidad de encontrar soluciones creativas.

Como facilitador, debe asegurarse de que el grupo dedique tiempo a cada etapa en una conversación de toma de decisiones participativa y mantenerse alineado con el objetivo de cada uno, evitando desviaciones y cualquier práctica o actividad que pueda diluir su propósito.

Errores Comunes

1. No proporcionar suficiente estructura: la falta de estructura puede generar caos y confusión, especialmente durante ciertas etapas en una conversación de toma de decisiones participativa, ya que es posible que las personas no sepan cómo contribuir de manera efectiva o mantenerse encaminadas hacia el objetivo grupal.
2. No permitir suficiente tiempo para la exploración: es esencial dar tiempo a las personas para explorar diferentes ideas y perspectivas durante ciertas etapas en una conversación participativa de toma de decisiones. Si el facilitador se apresura en esta etapa, puede evitar que las personas participen plenamente en la conversación.
3. No alentar la participación: Ciertas etapas en una conversación de toma de decisiones participativa son una oportunidad para que las personas compartan sus ideas y perspectivas, por lo que el facilitador debe alentar la participación y asegurarse de que todos tengan la oportunidad de contribuir.
4. No gestionar las dinámicas de grupo: los facilitadores deben conocer las dinámicas de grupo y trabajar para crear un espacio seguro e inclusivo donde todos se sientan cómodos compartiendo sus ideas, criticándolas, discutiéndolas y negociándolas.
5. No dejar suficiente tiempo para la negociación y el compromiso: es importante dar tiempo a las personas para negociar y encontrar soluciones que funcionen para todos durante ciertas etapas de una conversación participativa de toma de decisiones. Si el facilitador se apresura a pasar por esta etapa, puede evitar que las personas participen plenamente en el proceso.
6. No facilitar la comunicación respetuosa: el facilitador debe fomentar la comunicación respetuosa, especialmente durante ciertas etapas de una conversación participativa de toma de decisiones, cuando las personas están en desacuerdo.

Un facilitador debe abordar cualquier problema o desafío que surja en un entorno grupal sin controlar demasiado o imponer sus propios puntos de vista al grupo. Las intervenciones no invasivas suelen ser sutiles y respetuosas, con el objetivo de apoyar y guiar al grupo en lugar de dictar sus acciones. Al intervenir de forma no invasiva, los facilitadores pueden ayudar a crear un entorno más colaborativo y respetuoso en el que todos se sientan cómodos contribuyendo y participando.

Los ejemplos de intervenciones no invasivas pueden incluir hacer preguntas abiertas, resumir o parafrasear lo que se ha dicho para asegurarse de que todos estén en sintonía, reafirmar el comentario de un participante de manera más neutral u objetiva para ayudar a facilitar la comprensión, redirigir la conversación a un tema más camino productivo si comienza a desviarse, alentando la participación de los miembros más tranquilos del grupo.

Errores Comunes

1. Dominar la conversación: impedir que los miembros del grupo participen plenamente.
2. Interrumpir el flujo natural del grupo: generar confusión o resentimiento entre los miembros del grupo.
3. Fracasar en la creación de un ambiente inclusivo: particularmente con aquellos participantes que pueden sentirse marginados o subrepresentados.
4. Dinámica de grupo dañina: causar tensión entre los miembros del grupo y dificultar la capacidad del grupo para trabajar juntos de manera efectiva.

Open Space, World Café y Pro-Action Café son técnicas de facilitación que se pueden utilizar para facilitar conversaciones, debates y sesiones de resolución de problemas en diversos entornos, incluidos grupos grandes.

Conocer estas técnicas puede beneficiar a un facilitador porque proporcionan un enfoque estructurado para guiar las discusiones grupales y los procesos de toma de decisiones. Esto puede ayudar a asegurar que todos los miembros del grupo tengan la oportunidad de participar y ser escuchados.

Errores Comunes

1. Usar la técnica incorrecta para la situación: cada una de estas técnicas está diseñada para tipos específicos de debates o sesiones de resolución de problemas. El uso de la técnica incorrecta para la situación puede generar confusión o discusiones improductivas.
2. No proporcionar suficiente estructura u orientación: si bien estas técnicas están diseñadas para ser flexibles y abiertas, el facilitador debe proporcionar cierta estructura y orientación para garantizar que las discusiones se mantengan encaminadas y sean productivas.
3. No establecer reglas básicas o expectativas claras: sin explicar las técnicas y establecer reglas básicas o expectativas claras, es posible que los participantes no entiendan cómo participar de manera efectiva en la discusión o que no se sientan cómodos hablando.

Diseñar un Open Space coherente se refiere a la planificación y preparación para una sesión de espacio abierto de una manera que respalde las metas y objetivos. Esto incluye, pero no se limita a, definir claramente el propósito y el tema, crear un espacio físico o virtual acogedor y atractivo, proporcionar suficientes recursos para los participantes, establecer pautas y protocolos claros y facilitar el cierre del círculo.

Un Open Space mal diseñado puede generar una experiencia negativa e improductiva para los participantes, lo que puede socavar las metas y objetivos de la sesión. Es esencial que los facilitadores planeen y se preparen cuidadosamente para las sesiones de Open Space para evitar estas consecuencias negativas.

Las responsabilidades del Scrum Master incluyen la facilitación para apoyar al equipo en el logro de sus metas y objetivos. Mediante el uso de diversas técnicas de facilitación, el Scrum Master ayuda al equipo a identificar y resolver problemas, generar ideas y tomar decisiones.

Comprender el propósito de cada evento ayuda al Scrum Master a garantizar que cada uno se facilite de una manera que se alinee con sus metas y objetivos. Operar desde el punto de vista de la facilitación le permite al Scrum Master guiar al equipo de manera colaborativa e inclusiva en lugar de dictar soluciones o decisiones. Esto anima al equipo a tomar posesión de su trabajo y encontrar sus propias respuestas a los problemas.

Errores Comunes

1. Facilitar los eventos de Scrum de una manera que no está alineada con los resultados esperados: convertir Scrum en un proceso disfuncional.
2. No proporcionar el nivel adecuado de estructura y orientación: dejar al equipo sin apoyo y desorientado.
3. No fomentar la participación y colaboración: convertir el proceso de toma de decisiones en uno centralizado o individual.

Un facilitador que conozca el propósito de las diferentes etapas de una retrospectiva puede guiar a los equipos a través del proceso de manera efectiva y garantizar que la retrospectiva sea productiva y beneficiosa.

Un facilitador que no sabe cómo dividir una retrospectiva en diferentes etapas con propósitos específicos y técnicas de facilitación puede no ayudar a los equipos a obtener suficiente valor y lograr altos niveles de autogestión.

Errores Comunes

1. No preparar el escenario correctamente: los miembros del equipo no entenderán el propósito y la agenda de la retrospectiva y es posible que no se involucren por completo y no contribuyan plenamente a la discusión.
2. No recopilar suficientes datos: es posible que los miembros del equipo no proporcionen suficiente información para permitirles identificar áreas de mejora.
3. No generar información significativa: es posible que los miembros del equipo no puedan identificar acciones específicas que se pueden tomar para mejorar su proceso y productividad.
4. No decidir acciones específicas: es posible que los miembros del equipo no prioricen las mejoras más importantes o que no tengan un plan claro para implementar los cambios.

Las preguntas poderosas son una herramienta valiosa para los facilitadores porque ayudan a fomentar el pensamiento crítico, facilitan la discusión grupal, promueven el crecimiento y el aprendizaje personal y guían la toma de decisiones.

Un facilitador que no domina el arte de las preguntas poderosas puede tener dificultades para facilitar debates significativos y productivos, promover el crecimiento y el aprendizaje personal y guiar la toma de decisiones efectiva.

Errores Comunes

1. Hacer preguntas cerradas: las preguntas cerradas pueden ser útiles para recopilar información específica, pero es posible que no fomenten el pensamiento crítico o la exploración. Para ser realmente poderosas, las preguntas deben ser abiertas y alentar a las personas a pensar más profundamente sobre el tema o problema en cuestión.
2. Hacer preguntas capciosas o sesgadas: las preguntas capciosas o sesgadas pueden influir en la forma en que las personas piensan o responden. Es importante evitar hacer preguntas sesgadas o cargadas en una dirección particular, ya que esto puede distorsionar la conversación y dificultar el pensamiento crítico.
3. Hacer demasiadas preguntas: si bien las preguntas poderosas pueden ser una herramienta útil, es importante no abusar de ellas. Si hace demasiadas preguntas, las personas pueden sentirse abrumadas o como si estuvieran siendo interrogadas. Es esencial encontrar un equilibrio y dar tiempo a las personas para pensar y responder a sus preguntas.
4. No dar tiempo a las personas para pensar y responder: las preguntas poderosas requieren tiempo y reflexión para responder. Es importante dar a las personas suficiente tiempo para considerar sus respuestas y no apresurarlas ni interrumpirlas.
5. No dar seguimiento a las respuestas: las preguntas poderosas pueden generar información interesante y valiosa. Es esencial hacer un seguimiento de las respuestas de las personas y explorar más sus ideas, en lugar de pasar demasiado rápido a la siguiente pregunta.

Un facilitador debe reconocer situaciones de baja participación y emplear técnicas de invitación para mitigarlas porque ayuda a garantizar que todos los miembros del grupo tengan la misma oportunidad de contribuir y ser escuchados.

Esto es importante porque ayuda a crear un sentido de inclusión y permite que se consideren todas las perspectivas. También ayuda a evitar que una o unas pocas personas dominen la conversación y permite discusiones grupales más productivas y efectivas.

Además, alentar la participación puede ayudar a fomentar un sentido de propiedad y compromiso entre los miembros del grupo, lo que lleva a una mejor toma de decisiones y mejores resultados.

Errores Comunes

1. Ignorar el problema: no darse cuenta de que existe un problema con la participación o dudar en abordarlo.
2. Culpar al grupo: culpar al grupo por no participar o culpar a miembros individuales por no participar.
3. Usar técnicas de confrontación: tratar de forzar la participación mediante la confrontación o llamando a las personas que no participan.
4. Enfocarse demasiado en un individuo: tratar de involucrar a un miembro del grupo que no participa en lugar de abordar el problema de manera más amplia.
5. Darse por vencido: desanimarse y renunciar a intentar fomentar la participación.

Un facilitador necesita diferenciar entre las técnicas de paráfrasis y de espejo porque sirven para diferentes propósitos. La paráfrasis se usa para ayudar al orador a aclarar sus pensamientos, mientras que la duplicación se usa para mostrar empatía y crear una sensación de conexión. Usar la técnica incorrecta en una situación dada puede ser ineficaz o contraproducente.

Al ser consciente de los diferentes propósitos y usos de la paráfrasis y la duplicación, un facilitador puede elegir la técnica más apropiada para la situación y apoyar de manera más efectiva al grupo y facilitar debates productivos.

Errores Comunes

1. Uso de la técnica incorrecta: un facilitador puede usar el parafraseo cuando debería usar el espejado, o viceversa. Esto puede ser ineficaz o incluso contraproducente, ya que la técnica incorrecta puede no satisfacer las necesidades del orador o del grupo.
2. No mostrar empatía: si un facilitador utiliza parafraseo en lugar de espejado en una situación en la que el hablante expresa emociones fuertes, es posible que no muestre empatía ni establezca una buena relación. Esto puede hacer que el orador se sienta no escuchado o incomprendido.
3. Confundir al orador: si un facilitador utiliza el espejado en lugar del parafraseo en una situación en la que el orador está tratando de aclarar sus pensamientos, puede ser confuso para el orador y hacer que le resulte más difícil expresarse.
4. Socavar el mensaje del orador: si un facilitador utiliza el parafraseo en lugar del espejado cuando el orador está expresando emociones fuertes, puede minimizar o disminuir la importancia de los sentimientos del orador sin darse cuenta. Esto puede ser hiriente o desdeñoso para el orador.

Un facilitador debe conocer las diferentes técnicas y herramientas disponibles para la comunicación visual y saber cuándo usar cada una.

Al comprender las diferencias entre la documentación visual y la facilitación visual y saber cuándo aplicar cada una, él o ella puede elegir el enfoque más apropiado según la situación y el propósito de la conversación y garantizar que el grupo pueda comunicarse y trabajar juntos de manera efectiva.

Errores Comunes

1. Exceso de dependencia en la documentación visual: si un facilitador no conoce las diferentes técnicas y herramientas disponibles para la facilitación visual, puede depender demasiado de la documentación visual como una forma de capturar los puntos clave y las decisiones tomadas. durante una reunión o evento. Si bien la documentación visual es importante para crear un registro de lo que sucedió, no es tan eficaz para respaldar la comunicación y la toma de decisiones en tiempo real.
2. Fracaso en el uso efectivo de las ayudas visuales: si un facilitador no está familiarizado con las diferentes ayudas visuales y herramientas disponibles para la facilitación visual, es posible que las use de manera ineficaz o no las use en absoluto, lo que puede dificultar la comunicación y la toma de decisiones del grupo. haciendo.
3. Uso indebido de la documentación visual: si un facilitador no está familiarizado con el propósito y el uso adecuado de la documentación visual, puede crear materiales visuales que no sean relevantes o útiles o que no capturen con precisión los puntos clave y las decisiones. realizado durante el evento.

Como facilitador, es esencial comprender las diferencias entre Design Thinking y Design Sprints para que pueda elegir el enfoque más apropiado para el contexto específico y el problema en el que está trabajando el equipo.

Errores Comunes

1. Uso del enfoque incorrecto: si un facilitador desconoce las diferencias entre Design Thinking y Design Sprints, puede elegir el enfoque incorrecto para el contexto específico y el problema en el que está trabajando.
2. No adaptarse a las necesidades del grupo: el desconocimiento de la estructura y actividades específicas tanto de Design Thinking como de Design Sprints impedirá ajustar el taller a las necesidades del grupo.
3. No mantener el flujo natural: al no estar familiarizados con la estructura y el cronograma de Design Thinking o Design Sprints, pueden tener dificultades para mantener el taller en marcha y asegurarse de que todas las actividades se completen dentro del tiempo asignado.